Quocirca και Xerox: οι εκτυπώσεις μπορούν να προσφέρουν σημαντικές εξοικονομήσεις

Οι εκτυπώσεις είναι μια περιοχή από την οποία οι επιχειρήσεις μπορούν ακόμη να επιτύχουν σημαντικές εξοικονομήσεις, σύμφωνα με την τελευταία έκθεση της Quocirca και της Xerox που έχει τίτλο “21st Century Enterprise Print Services”.

Η έκθεση αναφέρει ότι ο σαφής προσδιορισμός και η καλύτερη κατανόηση του συνολικού κόστους των εκτυπώσεων αποτελούν μια ευκαιρία που λίγες επιχειρήσεις εκμεταλλεύονται για να εξοικονομήσουν χρήματα και να λειτουργήσουν πιο αποδοτικά.

Η έκθεση υπογραμμίζει το γεγονός ότι, παρά την τεράστια ανάπτυξη της ηλεκτρονικής επικοινωνίας, τα εκτυπωμένα έγγραφα χρησιμοποιούνται ακόμη ευρέως από τις επιχειρήσεις. Ωστόσο, λίγοι είναι οι οργανισμοί που έχουν πλήρη εικόνα του κόστους εκτυπώσεων ολόκληρης της επιχείρησης, λόγω της κατακερματισμένης προσέγγισης στη διαχείριση των εκτυπώσεων που δίνονται από τα γραφεία, αυτών που δίνονται κεντρικά και αυτών που ανατίθενται σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη.

"Εκτιμάμε ότι μόνο ένα 15% των μεγάλων επιχειρήσεων χρησιμοποιούν αυτή τη στιγμή Υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπώσεων (MPS) για να μειώσουν το κόστος εκτυπώσεων των γραφείων τους, ενώ οι περισσότερες δεν πραγματοποιούν κάποιο έλεγχο ή διαχείριση των εκτυπώσεων, οπουδήποτε και αν αυτές παράγονται – στο γραφείο, από κάποιον απομακρυσμένο χρήστη, στον ειδικό χώρο όπου βρίσκεται ο εκτυπωτικός εξοπλισμός ή σε εμπορικά εκτυπωτικά καταστήματα", ανέφερε η Louella Fernandes, αναλύτρια της Quocirca. "Αυτό αντιπροσωπεύει ένα τεράστιο περιττό κόστος, αλλά και μια περιοχή εύκολης εξοικονόμησης κόστους για τις μεγάλες επιχειρήσεις που θα σχηματίσουν σαφή εικόνα για τις εκτυπώσεις τους".

Για να εκμεταλλευτεί κανείς τα οφέλη των παραπάνω υπηρεσιών και να αποκτήσει γνώση του συνολικού κόστους των εκτυπώσεων και της λειτουργικής αποδοτικότητας, αλλά και να προστατεύσει την ασφάλεια των εγγράφων του, η Quocirca συνιστά στις επιχειρήσεις τις ακόλουθες "ορθές πρακτικές" σε σχέση με τις MPS:

• Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχός σας είναι "γνώστης": Επιλέξτε έναν πάροχο με εμπειρία στην παροχή υπηρεσιών MPS. Ο συνεργάτης σας θα πρέπει επίσης να διαθέτει την απαραίτητη ευελιξία, ώστε να ανταποκρίνεται άμεσα στη μεταβαλλόμενη επιχειρησιακή δυναμική, και την τεχνογνωσία για να παρέχει υπηρεσίες σε παγκόσμιο επίπεδο.
• Κάντε μια εις βάθος έρευνα: Μη μείνετε στην ανάλυση του όγκου των εκτυπώσεων, αλλά προχωρήστε στο να καταλάβετε τι είδους έγγραφα εκτυπώνονται, πού και από ποιον. Με τον τρόπο αυτό θα διασφαλίσετε ότι μπορείτε να υλοποιήσετε αποτελεσματικά προγράμματα αλλαγής, ότι οι εξοικονομήσεις κόστους που έχετε προβλέψει είναι ρεαλιστικές και ότι η ανάγκη για λύσεις ροής εργασίας θα μπορεί να εκτιμηθεί με βάση τις υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες.
• Σκεφτείτε πέρα από το κόστος ανά σελίδα: Μία στρατηγική εκτυπώσεων που καλύπτει όλο το εύρος της επιχείρησης πρέπει να αποφεύγει να εστιάζει μόνο στη μείωση του κόστος απόκτησης εξοπλισμού και του κόστους ανά σελίδα. Εφαρμόστε μια στρατηγική ευέλικτη και με έμφαση στη βιώσιμη ανάπτυξη, που να αποφέρει διαρκείς εξοικονομήσεις κόστους μέσω μιας τυποποιημένης τεχνολογικής πλατφόρμας και της βελτιωμένης ροής των επιχειρησιακών εργασιών.

"Η εν λόγω έκθεση υπογραμμίζει ότι υπάρχουν ακόμη εξοικονομήσεις κόστους που μπορούν να γίνουν", σχολίασε ο Shaun Pantling, Director and General Manager, Xerox Global Services Ευρώπης. "Συχνά οι εκτυπώσεις γίνονται αντικείμενο διαχείρισης από διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης και από διαφορετικές ομάδες ενδιαφέροντος, με ξεχωριστά budget. Αποκτώντας έλεγχο πάνω στο περιβάλλον των εκτυπώσεων, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν τα κόστη τους, να λειτουργήσουν πιο αποδοτικά και να προστατεύσουν την ασφάλεια των εγγράφων".

Ως ηγέτιδα στις Υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπώσεων (MPS), η Xerox ήταν η πρώτη που προσέφερε τις “Enterprise Print Services” (EPS), με σκοπό να "αγκαλιάσει" όλα τα στοιχεία της εκτυπωτικής υποδομής ενός οργανισμού – από το δικτυωμένο γραφείο μέχρι το κέντρο εκτύπωσης εντός της εταιρείας και τον εργαζόμενο που δουλεύει από απόσταση. Η Xerox κατετάγη από την Gartner, Inc., στο “Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide” για το 2009, ενώ αναγνωρίστηκε και ως ηγέτιδα του χώρου στο “2010 MPS MarketShape Report” της IDC.

Το χαρτοφυλάκιο υπηρεσιών MPS της Xerox επεκτείνεται και στις μικρού και μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις μέσω του παγκόσμιου δικτύου συνεργατών της εταιρείας. Με μία λίστα πελατών που περιλαμβάνει ονόματα όπως Fiat, Procter & Gamble, Reuters και The Dow Chemical Company, η Xerox είναι ο μοναδικός πάροχος υπηρεσιών MPS που παρακολουθεί 1,5 εκατομμύριο συσκευές διαφόρων κατασκευαστών σε όλο τον κόσμο.

Για ένα πλήρες αντίτυπο της έκθεσης, μπορείτε να επισκεφτείτε τη σελίδα.